Отправить E-mail Заказать звонок

Закажите звонок!

Пожалуйста, оставьте телефон, по которому мы вам перезвоним.

Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных

8 (812) 575–00–78 Санкт-Петербург
8 (800) 775–24–54 Другие регионы

Как загружать справочники товаров, услуг, контрагентов в программы Бухсофт из таблиц Excel?

Импорт справочников из таблиц MS Excel можно делать во все комплексные программы Бухсофт:

Рассмотрим по шагам, как это сделать:

Шаг 1. Открываем нужный справочник. Сейчас мы сделаем это на примере справочника товаров, который нужно загрузить в программу Торговля.


Шаг 2. Нажимаем кнопку "Excel". Откроется форма настройки импорта.


Обратите внимание! Если у товара необходимо импортировать только наименование и единицу измерения, то Справочник для импорта можно открыть из главного меню программы (Учет / Оборотные активы). Если необходимо импортировать не только наименования, но и стоимостные показатели, например, по накладной или по счету-фактуре, то открывать Справочник необходимо непосредственно при вводе данных в формах  Учета покупок или Учета продаж.

Шаг 3. Указываем файл импорта и настраиваем загрузку.


Рассмотрим подробнее:

1 - кнопка для выбора файла Excel. Загрузка файла - стандартная, привычная - как и везде. При нажатии на кнопку программа предложит выбрать файл на компьютере.

2 - "строки с… по …" - это указание программы, какие именно строки файла Excel нужно загрузить. Это особенно удобно, когда загрузить нужно не весь список товаров, а только его часть.

3 - основные настройки импорта. Здесь программе нужно указать, какие показатели необходимо импортировать и в какой колонке документа они расположены.

Это просто: нужно "сказать" Торговле, что, например, наименование товара у нас в файле выложены в столбце 1, цена - в столбце 3, а количество - в столбце 11. Обязательно обратите внимание на галочки, проставленные напротив полей, и выберите только те параметры, которые хотите загрузить в программу. Необходимо указать как минимум наименование импортируемого товара. Импорт остальных показателей необязателен.


Два важных момента:

  1. Если ячейки файла Excel объединены, то указать нужно номер самой первой (самой левой) колонки.
  2. Если в документе Excel отсутствует нумерация строк и колонок, либо столбцы обозначены не цифрами, а буквами, то в самом файле необходимо произвести следующие настройки:
    • Меню Сервис / Параметры / Вид / Поставить галочку «Заголовки строк и столбцов»
    • Меню Сервис / Параметры / Общие / Поставить галочку «Стиль ссылок R1 C1»

По окончании настроек нажимаем на кнопку "Проверить" - программа сделает предварительный импорт, перекинув вас на закладку "Результат". Здесь нужно все проверить (при необходимости - скорректировать) и нажать на кнопку "Загрузить".

4 - перечень шаблонов документов, из которых можно произвести импорт. Зачем это нужно? Для того, чтобы загружать типовые по структуре накладные от разных поставщиков. И для того, чтобы каждый раз не приходилось перенастраивать импорт заново, удобно сохранить настройки один раз, а в дальнейшем использовать нужный шаблон.

При загрузке каждого импортируемого наименования программа проверяет, есть ли уже такое наименование в Справочнике или нет (проверяется наименование и единица измерения товара). Если есть, то импорт не производится, а у существующего наименования проставляется галочка выбора (при импорте из Учета покупок или Учета продаж). Если товар отсутствует, то он добавляется в Справочник и у него также проставляется галочка выбора.

При каждом новом импорте появляется новая папка. В ней собираются те наименования, которые отсутствовали в Справочнике и добавлены в  Справочник в результате последнего Импорта. Те наименования, которые уже были в Справочнике остаются в Справочнике в тех же папках, где они и были до Импорта.

Вот и все! Импорт закончен. Теперь все данные загружены в справочник и можно начинать работать.

Недостаточно информации? Нужна консультация по работе с программами Бухсофт

Позвоните нам 8-800-775-24-54!

Мы работаем со всеми регионами, звонок для вас будет бесплатным.